Flow 职场应用系列|高效的会议技巧!

2021-02-01 08:58PointsofYou中国

作为职场人士,会议是必不可少的,很多的事情和工作都需要通过会议的方式来寻求解决,尤其是部门合作或跨部门合作。那么,如果能够掌握高效的会议技巧,就会成为出色管理者手中的一把宝剑,在工作中披荆斩棘、无往不利。




但在现实中却经常出现无效会议,例如 5 分钟的事情讨论了几个小时,没有结果;或者是即便有了不错的会议成效,也不能很好的落地执行,最终流于形式主义。


  • 如何才能召开真正高效的、高质量的会议,从而解决问题呢?

  • 如何能够激发参与者的创意,并收集到他们真实的想法和反馈呢?


这篇文章就是分享如何借助 Points of You® 的方法论和工具来实现以上的目的。



Flow 工具介绍


这次推荐使用的是 Points of You® 的工具 Flow 来作为启发团队思考的工具,我们将运用其中的图片卡、流程卡以及专注卡来探讨高效会议的技巧。




Flow 正装版工具包含:


  • 65 张图片卡

  • 12 张流程卡(Layout card)

  • 4 张空白流程卡

  • 4 张专注卡(Focus card)

  • 一本鼓舞人心的书


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一起来看看具体的操作流程吧!



了解现状


每次会议都需要有明确的主题,除了传统的数据,如时间进度、达成情况等直观可见的信息外,其实还有非常多的因素会制约着工作的进展。如团队成员士气、合作方式、观念、理解和接受情况等等,这些很难用数据来展示,也很难让参与会议的人都非常直观地看到,所以流程开始需要先了解会议沟通工作的现状。




选择 1 张图片卡,代表你对讨论工作的看法并分享出来,主持人把这些看法和观点写下来。



收集建议


在收集建议的这个环节,我们通常是分开 2 个部分来完成。


第一部分是:小组讨论,3 - 4 人一个小组,分享并讨论关键问题,然后将大家的反馈都记录下来。


  • 你认为工作可以取得最大突破的地方是哪里?

  • 你认为如何才能取得突破?

  • 你认为影响工作进展最大的障碍是什么?

  • 如何才能打破这个障碍?




第二部分是:挑战大家的思考


会议主持者挑选 3 张适合本次会议的流程卡问题,挑战所有参与者思考并给出反馈,如:


  • 我们有没有忽略了什么,可能会让我们工作陷入被动?

  • 我们有没有在逃避什么?

  • 我们目前的工作方向对吗?


类似的深层次问题,激发大家跳出固有思维,从另外的角度来思考,并邀请小组代表分享。



聚焦


主持人分享之前记录的各种突破点,遇到的障碍。


参与者投票,选出最关键的 1 个突破点和 1 个障碍点。




让参与者一起思考和反馈,收窄问题和方案的范围,聚焦 1 个突破点、1 个障碍点,集中精力讨论出可行的方案。



行动方案


根据确定的突破点和障碍点,制定出我们的行动计划,计划需要包含如下具体的内容:




  • 时间点

  • 工作内容

  • 负责人

  • 监督人

  • 反馈机制

    …….


高效的会议是为了解决问题,了解大家真实的想法,所以通过借助图片挖掘出大家感性方面的观点和看法,了解到不同人、不同角色对工作的认知,从而让大家更全面地掌握现状。同时,发散思维的讨论,再聚焦到关键问题上,最后到行动计划,这样才能分清重点、找到问题的关键,真正高效地推动工作前进。